Zásady ochrany osobních údajů
Účinnost od 1. 8. 2026 · REPO Creative, s.r.o.
1. Úvod
Tyto Zásady ochrany osobních údajů popisují způsob, jakým společnost REPO Creative, s.r.o., IČO 10790683, se sídlem Hlohová 306/2, Lhotka, 725 28 Ostrava (dále jen „Provozovatel“, „my“ nebo „Bytovka.online“) zpracovává osobní údaje při poskytování webové a mobilní aplikace Bytovka.online, dostupné na adrese www.bytovka.online.
Ochrana osobních údajů je pro nás důležitá. Při jejich zpracování postupujeme zejména v souladu s:
- Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR),
- zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů,
- dalšími souvisejícími právními předpisy České republiky a Evropské unie.
Tyto zásady se vztahují na všechny návštěvníky webových stránek, uživatele webové aplikace, uživatele mobilních aplikací i osoby, jejichž osobní údaje jsou prostřednictvím služby zpracovávány.
2. Kdo je správcem osobních údajů
Správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR je:
Společnost nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), protože jí tato povinnost dle platných právních předpisů nevzniká.
3. Kdy jsme správcem a kdy pouze zpracovatelem
Bytovka.online je cloudová SaaS platforma určená pro správu bytových domů, společenství vlastníků jednotek (SVJ), bytových družstev a dalších správců nemovitostí. Z pohledu GDPR vystupujeme ve dvou odlišných rolích.
3.1 Jsme správcem osobních údajů
Správcem jsme zejména u údajů souvisejících s poskytováním samotné služby. Jedná se například o: registraci uživatelského účtu, přihlášení do systému, správu předplatného, objednávky, fakturaci, platby, komunikaci se zákazníkem, zabezpečení systému, provoz webových stránek, cookies, marketingové aktivity a provozní logy. O účelu i prostředcích tohoto zpracování rozhodujeme my.
3.2 Jsme zpracovatelem osobních údajů
Ve chvíli, kdy správce domu, SVJ nebo bytové družstvo vloží do systému údaje o obyvatelích, vlastnících, nájemnících nebo dalších osobách, vystupujeme pouze jako zpracovatel osobních údajů. Správcem těchto údajů je vždy konkrétní SVJ, bytové družstvo nebo správce nemovitosti využívající službu Bytovka.online. Typicky jde například o seznam obyvatel, kontaktní údaje obyvatel, informace o bytech, hlášenky závad, dokumenty, kalendáře, kontakty, oznámení, revize, komentáře a přílohy.
Toto zpracování se řídí samostatnou Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA) uzavřenou mezi námi a zákazníkem. Pokud se vaše žádost týká údajů, které do systému vložilo vaše SVJ nebo správce domu, doporučujeme se nejprve obrátit právě na něj. V případě potřeby mu poskytneme nezbytnou součinnost.
4. Jaké osobní údaje zpracováváme
Rozsah zpracovávaných údajů závisí na způsobu využívání služby.
Údaje o uživatelském účtu
Jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, profilová fotografie, heslo v nevratně zašifrované podobě (hash), nastavení účtu, preferovaný jazyk, informace o ověření e-mailové adresy, datum vytvoření účtu a datum posledního přihlášení.
Údaje o domě a členství
Název domu, adresa domu, název SVJ, IČO, počet jednotek, označení bytu, číslo podlaží, role uživatele, stav členství a informace o vlastnictví nebo nájmu jednotky.
Obsah vytvářený uživateli
Hlášenky závad, komentáře, dokumenty, fotografie, přílohy, kontakty, kalendáře, oznámení, údaje o revizích, kontaktní údaje techniků a další obsah související se správou domu. Obsah těchto údajů určují samotní zákazníci využívající naši službu.
Údaje o zařízení
IP adresa, typ zařízení, operační systém, verze aplikace, identifikátor zařízení, informace o internetovém prohlížeči, user-agent, čas přihlášení, bezpečnostní logy a identifikátory relací.
Údaje o předplatném a platbách
Zvolený tarif, fakturační údaje, IČO, DIČ, fakturační adresa, historie objednávek, historie plateb, identifikátor transakce a informace o vystavených fakturách. Čísla platebních karet nikdy neukládáme ani k nim nemáme přístup. Platby jsou zpracovávány výhradně prostřednictvím platební brány Comgate.
5. Za jakým účelem a na jakém právním základě údaje zpracováváme
Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování našich služeb nebo plnění zákonných povinností. Každé zpracování má svůj konkrétní účel a odpovídající právní základ podle čl. 6 GDPR.
| Účel zpracování | Zpracovávané údaje | Právní základ |
|---|---|---|
| Registrace a vytvoření uživatelského účtu | jméno, příjmení, e-mail, telefon, heslo | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) |
| Přihlášení do aplikace | přihlašovací údaje, IP adresa, bezpečnostní logy | Plnění smlouvy a oprávněný zájem |
| Poskytování služby Bytovka.online | údaje vložené uživatelem při používání služby | Plnění smlouvy |
| Správa členství v domech | údaje o domech, bytech a rolích uživatelů | Plnění smlouvy |
| Fakturace a účetnictví | fakturační údaje, objednávky, platby | Splnění právní povinnosti |
| Správa předplatného | tarif, historie plateb, stav předplatného | Plnění smlouvy |
| Komunikace se zákazníkem | e-mail, telefon, obsah komunikace | Plnění smlouvy nebo oprávněný zájem |
| Řešení technických problémů | technické logy, informace o zařízení | Oprávněný zájem |
| Zabezpečení systému | IP adresa, bezpečnostní logy, informace o zařízení | Oprávněný zájem |
| Ochrana proti zneužití služby | IP adresa, bezpečnostní logy | Oprávněný zájem |
| Zálohování dat | data uložená v systému | Oprávněný zájem |
| Push notifikace | Expo token, identifikátor zařízení | Plnění smlouvy |
| SMS notifikace | telefonní číslo | Plnění smlouvy nebo souhlas (pokud nejde o provozní oznámení) |
| Ověřování uživatelů (Google reCAPTCHA) | IP adresa, technické údaje o zařízení | Oprávněný zájem |
| Analýza návštěvnosti webu | cookies, identifikátory zařízení | Souhlas |
| Personalizace marketingu | marketingové cookies | Souhlas |
| Rozesílání obchodních sdělení | Souhlas nebo oprávněný zájem dle právních předpisů |
Pokud je právním základem zpracování souhlas, můžete jej kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.
6. Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny
Vaše osobní údaje nikdy neprodáváme ani nepronajímáme třetím stranám. Přístup k osobním údajům mají pouze naši zaměstnanci a smluvní partneři, kteří je nezbytně potřebují ke své činnosti a jsou vázáni povinností mlčenlivosti. Pro zajištění provozu služby využíváme také vybrané zpracovatele osobních údajů.
| Zpracovatel | Účel |
|---|---|
| PIXIO s.r.o. | Provoz serverové infrastruktury v České republice |
| Comgate, a.s. | Zpracování plateb |
| Foxentry | Ověřování adres, e-mailů, telefonních čísel a údajů o firmách |
| Google LLC | reCAPTCHA, Firebase, Google Analytics a další služby Google dle nastavení uživatele |
| Expo (Expo.dev) | Doručování push notifikací mobilním aplikacím |
| BulkGate | Odesílání SMS zpráv |
| Fio banka, a.s. | Poskytování bankovních služeb a zpracování plateb |
V budoucnu můžeme využívat také službu SmartEmailing pro rozesílání obchodních sdělení a newsletterů. Pokud k tomu dojde, budou tyto zásady odpovídajícím způsobem aktualizovány. Aktuální seznam zpracovatelů může být průběžně upravován podle vývoje služby.
7. Předávání osobních údajů mimo Evropskou unii
Naše servery a databáze jsou provozovány výhradně na serverové infrastruktuře umístěné v České republice. Některé námi využívané služby však mohou při svém provozu zpracovávat osobní údaje mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor. Jedná se zejména o služby společnosti Google (například Firebase, Google Analytics nebo reCAPTCHA), službu Expo pro doručování push notifikací a případně další obdobné cloudové služby.
V těchto případech dochází k předávání údajů pouze za podmínek stanovených kapitolou V GDPR, zejména na základě:
- rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně,
- standardních smluvních doložek (Standard Contractual Clauses),
- nebo jiného právního mechanismu vyžadovaného platnými právními předpisy.
Při výběru všech poskytovatelů dbáme na to, aby poskytovali odpovídající úroveň zabezpečení osobních údajů.
8. Jak dlouho osobní údaje uchováváme
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro splnění účelu jejich zpracování nebo po dobu stanovenou právními předpisy. Obecně platí následující doby uchování:
| Kategorie údajů | Doba uchování |
|---|---|
| Uživatelský účet | Po dobu existence účtu a následně nejdéle 90 dnů po jeho zrušení |
| Data uložená zákazníkem ve službě | Po dobu využívání služby nebo do jejich odstranění zákazníkem |
| Faktury a účetní doklady | 10 let od jejich vystavení |
| Daňové doklady | Dle příslušných právních předpisů, zpravidla 10 let |
| Komunikace se zákazníkem | Po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou k ochraně našich práv |
| Bezpečnostní logy | Po dobu nezbytnou pro zajištění bezpečnosti systému |
| Cookies | Dle jejich typu a nastavení uživatele |
| Databázové zálohy | Maximálně 7 dní |
Po uplynutí příslušné doby jsou osobní údaje bezpečně odstraněny, anonymizovány nebo jsou uchovávány pouze v rozsahu vyžadovaném právními předpisy.
9. Jak chráníme vaše osobní údaje
Ochrana osobních údajů je pro nás jednou z hlavních priorit. Přijali jsme technická i organizační opatření, jejichž cílem je zabránit neoprávněnému přístupu, ztrátě, zneužití nebo neoprávněné změně zpracovávaných údajů. Mezi používaná bezpečnostní opatření patří zejména:
- šifrovaná komunikace prostřednictvím protokolu HTTPS
- zabezpečené ukládání hesel pomocí jednosměrných kryptografických hashovacích algoritmů
- řízení přístupových oprávnění podle uživatelských rolí
- oddělení dat jednotlivých zákazníků a bytových domů
- pravidelné bezpečnostní aktualizace serverové infrastruktury
- průběžné monitorování provozu systému a pravidelné databázové zálohování
- omezení přístupu zaměstnanců pouze na nezbytný rozsah údajů a evidence administrátorských přístupů
- používání zabezpečených serverů umístěných v České republice
Přestože využíváme moderní bezpečnostní opatření, nelze žádný informační systém považovat za stoprocentně bezpečný. Proto naše bezpečnostní opatření průběžně vyhodnocujeme a aktualizujeme.
10. Cookies
Na našich webových stránkách používáme soubory cookies a obdobné technologie za účelem správného fungování webu, zajištění jeho bezpečnosti, analýzy návštěvnosti a případně zobrazování relevantní reklamy. Cookies jsou malé textové soubory ukládané do vašeho zařízení při návštěvě našich webových stránek. Při první návštěvě webu máte možnost nastavit, s jakými kategoriemi cookies souhlasíte.
Nezbytné cookies
Tyto cookies jsou nutné pro správné fungování webových stránek a není možné je vypnout. Slouží například k přihlášení do aplikace, správě uživatelské relace, zabezpečení webu a uložení nastavení cookies. Právním základem jejich použití je náš oprávněný zájem na bezpečném provozu služby.
Analytické cookies
Tyto cookies nám pomáhají porozumět tomu, jak návštěvníci používají naše webové stránky. Používáme je například prostřednictvím služby Google Analytics. Analytické cookies používáme pouze na základě vašeho souhlasu.
Marketingové cookies
Marketingové cookies nám umožňují vyhodnocovat účinnost reklamních kampaní a zobrazovat relevantnější reklamu. Můžeme využívat zejména služby Meta (Facebook Pixel), Google Ads a Google Marketing Platform. Tyto cookies ukládáme pouze na základě vašeho souhlasu.
Správa cookies
Svůj souhlas můžete kdykoliv změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení cookies dostupného na našich webových stránkách. Cookies lze rovněž odstranit nebo blokovat přímo v nastavení vašeho internetového prohlížeče. Upozorňujeme, že zakázání některých cookies může ovlivnit správnou funkčnost webových stránek nebo některých částí služby.
11. Jaká máte práva
V souladu s GDPR máte v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů následující práva:
Máte právo získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, získat informace o tomto zpracování a kopii zpracovávaných údajů.
Pokud zjistíte, že některé údaje nejsou správné nebo aktuální, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění.
Za podmínek stanovených GDPR můžete požadovat výmaz vašich osobních údajů, například pokud již nejsou potřebné pro účel, pro který byly zpracovány. Toto právo se neuplatní, pokud jsme povinni údaje uchovávat na základě právních předpisů nebo z jiného zákonného důvodu.
V určitých případech můžete požadovat, abychom vaše údaje dočasně pouze uchovávali a dále je nezpracovávali.
Máte právo získat své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci.
Pokud údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu, máte právo proti takovému zpracování kdykoliv vznést námitku.
Je-li právním základem zpracování váš souhlas, můžete jej kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.
Domníváte-li se, že při zpracování osobních údajů dochází k porušení právních předpisů, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu.
Příslušným dozorovým orgánem v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
12. Jak můžete svá práva uplatnit
V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nebo pokud chcete uplatnit některé ze svých práv, můžete nás kontaktovat:
Na vaše žádosti reagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději však ve lhůtě stanovené platnými právními předpisy. Pokud se vaše žádost týká osobních údajů, které byly do systému vloženy správcem domu, SVJ nebo bytovým družstvem, můžeme vaši žádost postoupit příslušnému správci osobních údajů, který o účelu a způsobu jejich zpracování rozhoduje.
13. Automatizované rozhodování a profilování
Při poskytování služby Bytovka.online nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by mělo právní účinky vůči uživatelům nebo se jich obdobným způsobem významně dotýkalo. Pokud bychom v budoucnu takové technologie začali využívat, budeme o této skutečnosti uživatele předem informovat a tyto zásady odpovídajícím způsobem aktualizujeme.
14. Změny těchto zásad
Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme průběžně aktualizovat zejména v návaznosti na změny právních předpisů, rozšíření funkcionalit služby nebo změny využívaných technologií a zpracovatelů. Aktuální znění je vždy zveřejněno na webových stránkách www.bytovka.online. Pokud půjde o významnou změnu, která se může dotknout vašich práv nebo způsobu zpracování osobních údajů, budeme vás o ní vhodným způsobem informovat, například prostřednictvím e-mailu nebo oznámením přímo v aplikaci.
15. Závěrečná ustanovení
Tyto Zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti dne 1. 8. 2026. Tyto zásady se vztahují na webové stránky, webovou aplikaci i mobilní aplikace služby Bytovka.online. Nedílnou součást dokumentace služby tvoří také Obchodní podmínky, Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA), případně další dokumenty zveřejněné na webových stránkách služby.